Auch wir haben uns, getreu dem Motto „prac­tice what you preach“, im ersten Quar­tal 2019 dazu entschlos­sen, unsere stra­te­gi­schen Unter­neh­mens­ziele im OKR Format sicht­bar, besprech­bar und umsetz­bar zu machen.

In diesem Arti­kel möchte ich unsere Entwick­lung und Erfah­run­gen in der Arbeit mit OKRs teilen. Die beschrie­be­nen Itera­tio­nen beinhal­ten mehrere kleine Schlei­fen in Form von Reviews und Retro­spek­ti­ven. Aus Platz­grün­den konzen­triere ich mich aller­dings auf die drei größ­ten Veränderungen.

Itera­tion I

Unsere Geschichte der OKRs hat im ersten Quar­tal 2019 begon­nen. Damals noch haptisch (immer noch meine liebste Vari­ante), simpel und ganz klas­sisch mit Stickies an der Büro Wand (siehe Bild). Dort haben wir uns bei den monat­li­chen Team­ta­gen versam­melt und den aktu­el­len Stand der Dinge besprochen.

Damals wie heute hat die Geschäfts­füh­rung jähr­li­che Objec­ti­ves und Key Results erar­bei­tet und zusätz­lich noch vier Quar­tals-Objec­ti­ves benannt. Im nächs­ten Schritt haben wir unsere Köpfe zusam­men­ge­steckt und Key Results entwi­ckelt, die auf unsere Quar­tals-Objec­ti­ves einzahl­ten und ange­fan­gen, daran zu arbei­ten. In dieser ersten und der zwei­ten Itera­tion waren unsere Projekte also auch gleich­zei­tig die Key Results. Je nach Inter­esse zogen sich dann die Perso­nen, die an einem Key Result arbei­ten woll­ten, die Verant­wort­lich­kei­ten und haben mit der Arbeit in den jewei­li­gen Teams begonnen.

Der Einfach­heit halber haben wir jedem Jahres­ziel eine aussa­ge­kräf­tige Über­schrift gege­ben, damit war eine spätere Einord­nung und Kommu­ni­ka­tion leich­ter.
Das sah dann unge­fähr so aus:

Itera­tion II

CORONA. Wie für so viele Unter­neh­men hat die immer noch anhal­tende Pande­mie auch für uns eine erheb­li­che Umstel­lung unse­rer Arbeits­weise bedeu­tet. Zwar hatten wir schon immer die Frei­heit, im Home Office zu arbei­ten und auch in dem ein oder ande­ren Projekt gab es remote teil­neh­mende Team­mit­glie­der. Doch die Entschei­dung, aus Sicher­heits­grün­den ausschließ­lich von zu Hause aus zu arbei­ten, bedeu­tete auch für uns eine Umstel­lung. Das hapti­sche OKR Board im Büro war hinfäl­lig, unsere monat­li­chen Team­tage zusam­men, vor Ort, im Büro fielen eben­falls weg und auch zwischen diesen, jetzt remote statt­fin­den­den Termi­nen, muss­ten wir uns erst­mal eingroo­ven, weiter in gutem Kontakt zu bleiben.

Was also tun?

Wir entschie­den uns, für die Visua­li­sie­rung unse­rer Arbeit auf Miro umzu­zie­hen und von nun an dort unsere OKRs abzubilden.

Durch die verän­derte Markt­si­tua­tion, hatten wir nicht nur die span­nende Notwen­dig­keit uns mitzu­ent­wi­ckeln, wir hatten auch mehr Zeit zur Verfügung.

Anfangs arbei­te­ten wir in dem glei­chen Modus der OKRs, nur dieses Mal an einem digi­ta­len Board. In diesem Bild ist das ganze Jahr 2020 abge­bil­det. Die unte­ren Boxen stehen für die Quar­tale inklu­sive der Quar­tals-Objec­ti­ves (Stickies).

Während der letz­ten (zwischen)Iterationen in 2020, bemerk­ten wir, dass unsere sehr ambi­tio­nier­ten Vorha­ben auf Grund ihrer Komple­xi­tät in der genutz­ten Form nicht mehr adäquat abbild­bar waren und dass auch der Kommu­ni­ka­ti­ons­rhyth­mus nicht mehr ausrei­chend war. Der Wunsch nach mehr Struk­tur inner­halb der einzel­nen Projekte und einer Möglich­keit, den Fort­schritt eines Projek­tes auch visu­ell abzu­bil­den, kam auf. Es wurde außer­dem deut­lich, dass wir uns in kürze­ren Abstän­den abstim­men mussten. 

Itera­tion III

Wir sind noch ambi­tio­nier­ter gewor­den und haben neben der reinen Anzahl von Projek­ten noch drei (zu viele??!!) weitere Dinge ange­passt. In dieser Itera­tion haben wir pro Quar­tal nicht nur Objec­ti­ves und Key Results formu­liert, sondern noch die Ebene der dazu­ge­hö­ri­gen Projekte ergänzt. Durch die zusätz­li­che Zeit, die wir zur Verfü­gung hatten, sind unsere Key Results größer gewor­den und um diese besser hand­hab­bar zu machen, haben wir sie dann in klei­nere Projekte herun­ter­ge­bro­chen. Zwei­tens haben wir uns entschlos­sen die einzel­nen Tasks pro Projekt abzu­bil­den. Entstan­den ist dieses vorläu­fige Konstrukt für Quar­tal 1. 

Links die jewei­li­gen Jahres Objec­ti­ves und Key Results (color­coded rot, gelb, grün, blau), rechts die dazu­ge­hö­ri­gen Kanban Boards.

Drit­tens haben wir beschlos­sen, den Rhyth­mus und die Art, wie wir über unsere OKRs spre­chen, anzu­pas­sen. Alle zwei Wochen gehen wir nun turnus­mä­ßig durch unsere Projekte und geben uns Updates. Zusätz­lich werden, je nach Bedarf, inner­halb der Mitar­bei­ten­den pro Projekt, Meetings zur Abstim­mung angesetzt.

Die Darstel­lung des Fort­schritts eines Projek­tes haben wir verbes­sert, ob sich diese Art der Visua­li­sie­rung aber durch­setzt darf bezwei­felt werden. Auch nach Quar­tal 1 dieses Jahres werden wir uns wieder zusam­men­set­zen und dort Anpas­sun­gen vorneh­men, wo sie für uns Sinn­voll sind.

Grund­sätz­li­ches

Ich würde Lügen, wenn ich sagen würde, dass die laufende Itera­tion ohne Sand im Getriebe, Wider­stände, Unsi­cher­hei­ten u.ä. abge­lau­fen wäre. Wir haben es jedoch geschafft, auch diese Dinge anzu­spre­chen und den momen­ta­nen Stand als das anzu­er­ken­nen was er ist, eben der momen­tane Stand. Und jetzt spre­che ich mal nur für mich, gerade in der letz­ten Itera­tion und den damit verbun­de­nen Schwie­rig­kei­ten, habe ich sehr viel über das Halten eines Prozes­ses gelernt. Es lohnt sich sehr, im Vorfeld zu über­le­gen, an welchen Stel­len man einen Prozess mit dem Team zusam­men gestal­ten kann und welche Stell­schrau­ben man für einen nächs­ten Test aber nicht bereit ist zu verän­dern. Da diese Stell­schrau­ben grund­le­gend sind für die Verän­de­rung, die man sich erhofft. Wohl wissend, dass genau diese Dinge zu einem späte­ren Zeit­punkt wieder auf dem Prüf­stand stehen. Auch die Anzahl bezie­hungs­weise die Trag­weite der Verän­de­run­gen sollte über­schau­bar bleiben. 

Abschlie­ßend bleibt fest­zu­hal­ten, auch bei uns kann es knir­schen bei einer größe­ren Umstel­lung. Wich­tig bezie­hungs­weise entspan­nend ist jedoch das Verständ­nis, dass diese Umstel­lung stetig ange­passt werden kann und nichts in den berühm­ten Stein gemei­ßelt ist.
Außer­dem haben wir wieder einmal gelernt, wie wich­tig es ist, ein Umfeld zu haben in dem Beden­ken, Zustim­mung oder Irri­ta­tio­nen früh­zei­tig geteilt werden können.

Wie hat sich euer OKR Prozess entwi­ckelt? Welche Erfah­run­gen macht ihr in der itera­ti­ven Arbeit?